做好每次报告

2010年7月30日 | By QiuyueXP | Filed in: 原创, 未分类.

【原文链接:http://qiuyuexp.com/2010/07/presentations/

搞IT的,尤其是产品经理,会有很多这样那样的机会在各种人面前做报告,不知不觉,PPT成了最常使用的工具,甚至超过了AXURE。如何做好报告呢?以我的经验,如下几点非常重要

I. 提前做好功课

一定,注意是一定不要直接埋头就新建一个PPT文档,做PPT是准备一次演讲的倒数第二道工序——在『重审并熟悉它』之前。第一步应该要搞清几件事情

  1. 听众是谁?
    • 我见过很多不够优秀的演讲者,他们用同一个PPT文档,在各种场合讲同样的主题,甚至连幻灯片过门时的笑话和桥段都一样。不论下面坐着的是谁,作为一个——至少是假装一个专业的演讲者,在准备一个报告时,第一个要搞清楚的事情就是“谁在听”,这不仅仅是简单地获得听众名单,而是要弄清楚他们的背景、喜好,并且要搞清楚,哪一个人或哪几个人是『坐在第一排的』(关键人)。
  2. 听众想听到什么?
    • 参加报告的人一定有自己的目的,他们想听到什么?想学习到什么?什么样的信息是对他们有价值的?能事先采访他们最好,如果不能,可以用各种手段尽量搞搞清楚,比如在给陌生的一群程序员介绍新出品的IDE之前——你总不会一个程序员朋友都没有吧:)
    • 这问题需要建立在第一个问题的基础之上,有时听众五花八门,但你只需要搞清楚你真正的那一个或几个听众的『需求』
  3. 你想通过这次报告达到什么目的?
    • 一定有目的,可能是把产品卖出去,可能是分享自己有价值的经验,也可能是抛出问题让大家保持关注。完全没目的?那你的目的是交差了事。在“文件>新建”之前理清楚自己的目的,是非常重要的。
  4. 主办方有没有什么特殊要求?
    • 这个也非常重要,比如是否可以使用PPT?PPT是否有统一模板?是否有扩音器?是否需要准备分发资料等。如果你用keynote,可能需要问一下主办方是否有条件放映。
  5. 演讲时间有多长?
    • 我参加过一个会议,大约每个人有10分钟的发言时间,结果一个兄弟拿了一份100多页的PPT杀上了讲台,当看到他从U盘中拷PPT时长长的进度条,我仿佛看到一出悲剧正上演。俗话说『自有一桶,予人一瓢』,但除了那一瓢,其他的不一定非要泼到幕布上。根据你的语速准备一个故事,然后根据这个故事准备一个PPT,然后一气呵成,岂不痛快。

II. 做一个提纲

论文写作有个ABC原则,Abstract/Body/Conclusion,这里就是先准备一个Abstract,不出意外的话,这可能会成为整篇PPT的Summary。

准备提纲的过程见仁见智了,有人拉好骨架,再添血肉;有人先平铺素材,在穿针引线。两种方法我都试过,场景不同,也各有利弊。不过对于后者,我觉得应用一下思维导图(MindMap),或许会很有帮助。

这个过程中最困难也是最有意思的一步,就是做减法。永远都会有太多值得说的,你不是『抱着孙子坐在壁炉前』,所以你没办法想到哪儿说到哪儿,拿出前面做的功课,重温一下,开始剪枝吧。插一句,随着成长,我越来越发现“做减法”的重要性,产品是如此(想想乔布斯)、欲望也是如此。最后得到的是一个非常干净的枝干,最后再检查一遍,这里面还有任何他们不想知道的、不感兴趣的么?或者再苛刻一点,这里面还有任何一点是他们不会为之发狂的么?毫不犹豫地干掉它们。

III. 做一个合适的PPT

做PPT没什么过高的技术含量或天赋要求,最大的秘籍在于『用心』。我最初开始学做PPT时,第一件事是打开google,找那些绚烂的PPT模板,好莱坞一般的动画效果。然后根据这些模板堆砌内容——注意这里的顺序,竟然是根据模板,堆砌内容。还好后来悬崖勒马,哈哈。

每个人有不同的习惯,我的习惯是,把刚才准备好的那份Abstract,分别放在每页的标题和内容中。也就是确定好,一次报告的发展过程。然后是用素材去丰满每一页的内容。如果素材是个故事,记得千万别把它密密麻麻地写在上面,只要提个词就够了,别忘了到时候你会在台上讲它,如果听众都盯着屏幕认真地读,就不会有人关注你在讲什么了。我的经验是,对于为报告准备的PPT,每页内容的得分,与字数成反比,我又想起了乔布斯

记得保持配色和谐,并且一致,如果像我一样是个彻底的白痴,可以用office提供的默认配色,或者像这个博客一样,用个白色嘛!

用图片来讲故事——尽量别用那些卡通的剪贴画,用图表来讲逻辑。至于图片和图表从哪儿来,我个人推荐google图片搜索,比如当你想表达『这是一个障碍』时,可以去搜一堵墙的照片。制作图表的工具很多,但我试用来试用去,好像还是excel最让人疼爱。

至于如何做好PPT文档,我想网上有太多人讲得比我好了,我就不在这里继续掰了,还是刚才说的那句话,做好一个PPT最重要的是用心,别人花1个小时,你肯花4个小时,无论如何不会差太多的。

IV. 试一下

做好PPT后,根据场面的大小,很有可能需要试讲一下,对着墙,对着宠物或者对着总喜欢泼你冷水的女朋友。总之试着在把整个报告的路线在心里摸熟,尽量能在下一页PPT还没有切出来之前,就已经知道该轮到哪一张了。当然如果不是大场面,用不着这么慌张,自己盯着电脑翻几遍,心里有个数就行了。这总用不了多少时间把。

V. 兽太目

不论心脏跳动地如何剧烈,还是轮到你了,紧张很重要,同样重要的是尽量不要让下面的人看出你紧张。

声音尽量洪亮,至少让人觉得是『来告诉他们点什么』的。语速用一个适合自己的,我的感觉是越有底的人说话速度会越稳,比如『仰望天空与脚踏实地』的作者。

讲的时候尽量少的回头看幕布,讲着讲着回头看着PPT翻页也不是个好主意,最好能在一句话的一半时把下一页幻灯片过进来,严丝合缝,悄无声息,『一种大音过后的希,巨动之后的静』(谨以此句向XX们致敬)。

如果可能,最好不要跑题。

最好能在右下角提示一下目前的进度,比如(3/5)代表总共有5页幻灯,已经讲到第3页了——这个我也一直没做,但因为在大一上数学课时,数学老师的PPT右下方总有这个东西,它让我们看到了下课的曙光,所以我一直对这个习惯有好感。

尽量留个Q&A时间,我觉得那是对听众的尊重。

最后,下来之后最好能记一下听众的反馈,比如有人说——“字体太小了,看不清楚”,“能不能结合具体的例子讲一下?”,这些都是宝贵的财富。


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